Bakgrund
Under senare år har det varit mycket svårt att rekrytera både medlemmar till föreningen och därmed också till styrelse och valberedning. Styrelsearbetet i sig är stimulerande och betydelsefullt för FYB, men många gamla och ineffektiva arbetsmetoder gör stundom arbetet tidsödande för framförallt styrelse och hamnkaptener. Tidsbrist är den vanligaste invändningen som anförs när vi försöker rekrytera ledamöter till styrelsen. FYBs styrelse föreslår därför ett antal olika åtgärder som utnyttjar modern teknik till att göra föreningsarbetet mer effektivt. Åtgärderna nedan förutsätter ändringar eller förtydliganden av FYBs stadgar (se http://media.ytterbyb.se/2011/02/stadgar-fyb-1.pdf) varför dessa enligt paragraf 23 måste beslutas på två efterföljande ordinarie årsstämmor.
- Motion 1: Protokoll och viktiga meddelanden ska publiceras på föreningens hemsida istället för att tillkännages genom anslag.
Bakgrund: Paragraf 10 i föreningens stadgar säger att ”Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på minst fem tydliga platser inom Ytterby B.” Detta tillvägagångssätt är tidsödande och ineffektivt. Publicering på webben spar tid för styrelsen och förbättrar informationen till medlemmarna. Genom webben kan medlemmar kommentera och ge förslag.Förslag till ny stadgetext i paragraf 10: Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på föreningens webbsida.
Förslag till ny stadgetext i paragraf 12: Meddelanden till medlemmarna skall lämnas skriftligen till bostadsadress eller via elektroniskt post.Förslag att följande text stryks i paragraf 10: ”Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på minst fem tydliga platser inom Ytterby B.”
- Motion 2:
Kallelser till årsstämma och annan kommunikation med medlemmar ska kunna ske via web och e-post när styrelsen bedömer att detta kan ske på ett effektivt sätt och nå samtliga medlemmar.
Bakgrund: Hantering av medlemsregister och utskick via post och manuell utdelning är kostsamt och tidsödande. Ett elektroniskt medlemsregister där information och kallelser via epost skulle spara både tid och kostnader när det väl är etablerat. En webbaserad lösning innebär också utmaningar, bland annat i att sätta upp systemet och hålla uppgifter om medlemmar och epost-adresser uppdaterade. Styrelsen ser inte att detta är möjligt under 2014 men önskar mandat att fatta ett sådant beslut när tekniska och resursmässiga lösningar finns på plats.Förslag till stadgetext i paragraf 15: Till ordinarie eller extra stämma kallas medlemmarna skriftligen till bostadsadress eller via elektronisk post tidigast 4 veckor och senast 2 veckor före stämma.
-
Motion 3: Mandat för styrelsen att vidta brådskande reparationer av föreningens egendom – förslag till tillägg i stadgarna:
Bakgrund: Paragraf 10 i föreningens stadgar säger att ”i frågor av stor principiell eller ekonomisk betydelse för medlemmarna får styrelsen endast handla enligt stämmans direktiv. Som alternativ får styrelsen inhämta medlemmarnas mening genom skriftligt enkät”.
Utskick av enkäter är tidsödande, ger av erfarenhet mycket låg svarsfrekvens och är kostsamt för föreningen. En sådan enkät ska kunna publiceras på hemsida och skickas via epost vilket spar tid och kostnader samt ger medlemmar större möjligheter till att ge kommentarer och att ställa frågor till styrelsen.
Förslag till ny stadgetext i paragraf 10: En enkät kan även publiceras på föreningens hemsida och skickas till medlemmar via epost.
Resarö 19 december 2013
Cecilia Ardefors, Jan-Eric Ramberg, Hilde Nordhagen, Annika Vagnstad, Ulrika Thorildsson, Klas Gunnarson