Fastighetsägareföreningen Ytterby B

Bakgrund

Under senare år har det varit mycket svårt att rekrytera både medlemmar till föreningen och därmed också till styrelse och valberedning. Styrelsearbetet i sig är stimulerande och betydelsefullt för FYB, men många gamla och ineffektiva arbetsmetoder gör stundom arbetet tidsödande för framförallt styrelse och hamnkaptener. Tidsbrist är den vanligaste invändningen som anförs när vi försöker rekrytera ledamöter till styrelsen. FYBs styrelse föreslår därför ett antal olika åtgärder som utnyttjar modern teknik till att göra föreningsarbetet mer effektivt. Åtgärderna nedan förutsätter ändringar eller förtydliganden av FYBs stadgar (se http://media.ytterbyb.se/2011/02/stadgar-fyb-1.pdf) varför dessa enligt paragraf 23 måste beslutas på två efterföljande ordinarie årsstämmor.

1. Motion 1: Protokoll och viktiga meddelanden ska publiceras på föreningens hemsida istället för att tillkännages genom anslag.
   Bakgrund: Paragraf 10 i föreningens stadgar säger att ”Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på minst fem tydliga platser inom Ytterby B.” Detta tillvägagångssätt är tidsödande och ineffektivt. Publicering på webben spar tid för styrelsen och förbättrar informationen till medlemmarna. Genom webben kan medlemmar kommentera och ge förslag.

   Förslag till ny stadgetext i paragraf 10: Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på föreningens webbsida.
   Förslag till ny stadgetext i paragraf 12: Meddelanden till medlemmarna skall lämnas skriftligen till bostadsadress eller via elektroniskt post.

   Förslag att följande text stryks i paragraf 10: ”Alla viktiga meddelanden till medlemmarna tillkännages genom anslag på minst fem tydliga platser inom Ytterby B.”

2. Motion 2:
   Kallelser till årsstämma och annan kommunikation med medlemmar ska kunna ske via web och e-post när styrelsen bedömer att detta kan ske på ett effektivt sätt och nå samtliga medlemmar.
   Bakgrund: Hantering av medlemsregister och utskick via post och manuell utdelning är kostsamt och tidsödande. Ett elektroniskt medlemsregister där information och kallelser via epost skulle spara både tid och kostnader när det väl är etablerat. En webbaserad lösning innebär också utmaningar, bland annat i att sätta upp systemet och hålla uppgifter om medlemmar och epost-adresser uppdaterade. Styrelsen ser inte att detta är möjligt under 2014 men önskar mandat att fatta ett sådant beslut när tekniska och resursmässiga lösningar finns på plats.

   Förslag till stadgetext i paragraf 15: Till ordinarie eller extra stämma kallas medlemmarna skriftligen till bostadsadress eller via elektronisk post tidigast 4 veckor och senast 2 veckor före stämma.

3. Motion 3: Mandat för styrelsen att vidta brådskande reparationer av föreningens egendom – förslag till tillägg i stadgarna:
   
   Bakgrund: Paragraf 10 i föreningens stadgar säger att ”i frågor av stor principiell eller ekonomisk betydelse för medlemmarna får styrelsen endast handla enligt stämmans direktiv. Som alternativ får styrelsen inhämta medlemmarnas mening genom skriftligt enkät”.
   Utskick av enkäter är tidsödande, ger av erfarenhet mycket låg svarsfrekvens och är kostsamt för föreningen. En sådan enkät ska kunna publiceras på hemsida och skickas via epost vilket spar tid och kostnader samt ger medlemmar större möjligheter till att ge kommentarer och att ställa frågor till styrelsen.
   Förslag till ny stadgetext i paragraf 10: En enkät kan även publiceras på föreningens hemsida och skickas till medlemmar via epost.
   

    

   Resarö 19 december 2013

Cecilia Ardefors, Jan-Eric Ramberg, Hilde Nordhagen, Annika Vagnstad, Ulrika Thorildsson, Klas Gunnarson

FYB – Fastighetsägareföreningen Ytterby B, u.p.a. 

Dag:     Onsdag den 19 mars

Tid:     19.00

Plats:    Bygdegården, Ytterbyvägen, Resarö

Dagordning

1. Årsstämmans öppnande
   
2. Val av ordförande för stämman
   
3. Val av sekreterare för stämman
   
4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
   
5. Godkännande av kallelse
   
6. Fastställande av dagordning
   
7. Styrelsen presenterar verksamhetsberättelsen
   
8. Styrelsen presenterar årsredovisningen
   
9. Revisorernas utlåtande
   
10. Godkännande av styrelsens verksamhetsberättelse och årsredovisning
    
11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter verksamhetsåret 2013
    
12. Beslut om arvoden till styrelse, revisorer och övriga funktionärer
    
13. Val av tre ordinarie styrelseledamöter (2 år)
    
14. Val av en eller två suppleanter (2 år)
    
15. Val av revisor samt dess suppleant (1 år)
    
16. Val av valberedning (1 år)
    
17. Behandling och beslut av motioner:
    
    1. Förslag om att höja medlemsavgift från 100 till 200 kronor per år samt ta bort inträdesavgiften.
       
    2. Förslag om extra utdebitering av en extra årsavgift för båtplats på Ytterbyviksbryggan för att delfinansiera renoveringen.
       
    3. Protokoll och viktiga meddelanden ska publiceras på föreningens hemsida istället för att tillkännages genom anslag – stadgeändring
       
    4. Kallelser till årsstämma och annan kommunikation med medlemmar ska kunna ske via web och e-post – stadgeändring
       
    5. En enkät till medlemmarna ska endast kunna publiceras på föreningens hemsida och skickas till medlemmar via epost- stadgeändring
       
18. Fastställande av verksamhetsplan och budget för 2014, se http://ytterbyb.wordpress.com/
    
19. Övriga frågor, utan beslut
    
20. Beslut om tid och plats för protokolljustering senast 10 dagar efter stämman samt plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt.
    
21. Stämman avslutas
    

Välkomna!

Styrelsen för FYB

Resultat- och balansrapport 2013, verksamhetsplan samt budget för 2014, samt motioner finns tillgängliga på denna sida inom kort.

Finns även att beställa via mail från kassör, hilde@nordhagen.se.

Kan du inte komma?

Ladda ner fullmakt till stämman här:FYB Fullmakt årsstämman 19 mars 2014

Totalt 21 fastigheter var representerade vid FYBs extrastämma på Resarö Bygdegård den 4 december. Stämman var utlyst för att behandla frågan om renovering av Yttervyviksbryggan.

Bryggkapten Anders Holmkvist berättade om bakgrunden till reparationsbehovet och redogjorde för förslagen till åtgärder, samt kostnader för dessa. De två tillfrågade entreprenörerna har försäkrat att arbetet ska bli klart den 15 april, vilket kommer att skrivas in i det slutgiltiga avtalet.

Finansiering: Hilde Nordhagen redogjorde för FYBs ekonomiska ställning och budgetförslag för verksamhetsåret 2014. Reparationskostnaden tas ur FYBs kassa och med förslag på en avskrivning på fem år.

Styrelsen kommer att bereda ett förslag på förstärkning av föreningens ekonomi till ordinarie årsstämma. Extra utdebitering för båtplatsinnehavarna kan bli aktuellt. I samband med detta diskuterades vikten av att få in fler medlemmar till föreningen.

Stämman beslutade att föreningen ska genomföra reparationerna inom kostnadsramen 250 000 kronor samt gav styrelsen i uppdrag att fortsätta upphandlingen i enlighet med redovisat förslag.   Beslutet var enhälligt.

Styrelsen och hamnkaptenen bedömer att följande åtgärder måste utföras vid Ytterbyviksbryggan:

1. Stenkistan som är landfästet är uttjänat och ny stenkista skall ersätta.
2. Bryggdelen längst ut har gått isär och är på väg att lossna. Här behövs antingen en helt ny sektion eller att nuvarande sektion lyfts av och förstärkning byggs under befintliga delen. Vid den här sektionen ligger också de tyngsta båtarna.
3. Vid ett antal stolp-par behövs ny förstärkning. 4 stycken förstärkningar gjordes i mars 2013 men det finns fler som börjar spricka.
4. Några akterstolpar behöver rätas upp.
5. Gammalt virke från stenkistor, reglar och däck måste miljöåtervinnas.

Baserat på de två offerter som begärts in och inkommit räknar styrelsen med en totalkostnad på maximalt 250 000 kronor. Kostnaderna kommer att belasta resultatet under 2014. Beloppet kan inledningsvis finansieras ur FYBs kassa som idag uppgår till ca 400 000 kronor. Båtintäkter från bryggan uppgår till ca 80 000 kronor per år, driftskostnaderna till ca 45 000 kronor.

Vid extrastämman den 4 december kommer styrelsen att söka mandat för reparationskostnaden på 250 000 kronor. Till ordinarie årsstämma under våren kommer styrelsen att föreslå att en extra årsavgift tas ut för samtliga båtplatser vid Ytterbyviksbryggan. Detta gäller då endast under 2014.

Välkomna till extrastämman på Resarö Bygdegård onsdagen den 4 december klockan 19.00

Styrelsen för FYB